Opérateur de Dématérialisation : quel rôle dans la Facture électronique ?

Avec la réforme de la Facture électronique, de nouveaux sigles ont vu le jour. PPF pour Portail Public de Facturation, PDP pour les Plateformes de Dématérialisation Partenaire et OD pour les Opérateurs de Dématérialisation. Ce sont les 3 grands acteurs de la réforme.
Si le rôle des plateformes, PPF et PDP (à savoir transmettre les factures électroniques) peut paraître assez évident, celui des OD est moins bien perçu.
Connaissez-vous les Opérateurs de Dématérialisation (OD) ? Connaissez-vous leur rôle ? Nous allons le décrypter pour vous.

La dématérialisation des factures constitue une transformation majeure dans le domaine de la gestion administrative et financière des entreprises. Elle se réfère à la transition des factures papier traditionnelles vers des formats électroniques, offrant ainsi une alternative moderne, efficace et respectueuse de l’environnement. Cette réforme joue un rôle crucial dans la simplification des processus, la réduction des coûts et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle des entreprises. En éliminant les contraintes liées aux flux de documents physiques, la dématérialisation facilite la création, la transmission, la réception, et l’archivage des factures de manière plus rapide, précise et sécurisée.
Dans cette optique, nous allons vous montrer l’importance des Opérateurs de Dématérialisation pour les entreprises, en mettant en évidence leurs avantages et leur rôle dans la réforme de la facturation électronique.

L’OD est une plateforme privée non immatriculée par la DGFIP. C’est un acteur qui propose des services de dématérialisation de factures. Il est en mesure d’émettre une facture au format attendu par la future loi et de la transmettre ou de la recevoir via le PPF ou les PDP.

Pour cela, l’OD établit une connexion directe avec le PPF et les PDP de son choix. Il assume également la responsabilité de convertir les factures aux formats conformes, parmi les trois formats socles approuvés par le gouvernement (Factur-X, UBL, CII).

L’OD a d’autres rôles dans cette réforme, notamment :

• proposer un outil de facturation capable de créer des factures au bon format
• contrôler les factures
• déposer, au nom de l’entreprise, les factures sur le PPF ou sur la PDP
• proposer un service de signature électronique de factures
• permettre de suivre le cycle de vie de la facture, sans que l’entreprise ait besoin de se connecter à sa PDP ou au PPF
• rapprocher des paiements avec les factures via une solution de comptabilité

L’Opérateur de Dématérialisation joue un rôle de première importance dans l’encadrement et la sécurisation des échanges de factures électroniques. Son expertise technique et sa connaissance approfondie des normes et réglementations en matière de facturation électronique garantissent que les processus de dématérialisation sont effectués conformément aux exigences légales.
En jouant ce rôle de médiateur entre les émetteurs et les destinataires, l’Opérateur de Dématérialisation s’assure que les factures électroniques sont traitées de manière transparente et fiable, réduisant ainsi les erreurs de transmission et les retards. Son intervention permet aux entreprises de bénéficier d’une meilleure efficacité opérationnelle et d’une réduction des coûts liés à la gestion des documents papiers.

L’Opérateur de Dématérialisation aide les entreprises à se conformer aux réglementations en vigueur en matière de facturation électronique.

Voici en cinq points comment il contribue à cette conformité :

Connaissance des réglementations : l’opérateur de dématérialisation est expert en matière de réglementations spécifiques à la facturation électronique dans différentes juridictions. Il est informé des exigences légales en matière de formats de facturation, de signatures électroniques, de conservation des documents, etc.

Formats et normes : l’opérateur de dématérialisation convertit les factures papier au format électronique conformément aux normes imposées par les réglementations. Il s’assure que les informations requises sont présentes et correctement structurées.

Archivage électronique : les réglementations exigent souvent que les entreprises conservent leurs factures électroniques pendant une période spécifique. L’opérateur de dématérialisation offre des solutions d’archivage électronique sécurisé, garantissant la disponibilité et la traçabilité des documents archivés.

Transmission sécurisée : l’OD utilise des canaux de transmission sécurisés pour échanger les factures électroniques entre les parties concernées. Cela réduit les risques d’interception non autorisée.

Formation et support : l’opérateur de dématérialisation peut proposer des formations aux entreprises sur les aspects techniques et réglementaires de la facturation électronique, aidant ainsi les équipes à comprendre et à respecter les règles en vigueur.

En résumé, l’OD apporte son expertise technique et sa connaissance des réglementations pour guider les entreprises à travers les défis de la facturation électronique, en veillant à ce qu’elles opèrent dans le cadre légal et à minimiser les risques de non-conformité.