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Facture électronique : Tout savoir sur le format Factur-X

La transition numérique s’accélère d’année en année. En effet, elle révolutionne depuis longtemps les pratiques et processus des entreprises. Si l’on s’y intéresse de plus près, on constate que depuis 2018, l’État a dématérialisé la facture, procédé qui a fait naître le format Factur-X. Prochainement, toutes les entreprises assujetties à la TVA française seront concernées par la facture électronique.

Quel est l’origine du format Factur-X ?

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, toutes les entreprises fournisseurs de l’État, sont tenues d’émettre leurs factures au format électronique. Ce type de facturation implique l’émission, la transmission et la réception de factures dans un format numérique et structuré.

 

Afin de faciliter la transition vers la facturation électronique, les autorités françaises ont adopté le format Factur-X. Créé en 2017 par la France et l’Allemagne en réponse à la Norme Sémantique Européenne EN 16931, ce format a vu le jour grâce au Forum National de la Facturation Électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE) en France et son équivalent allemand, le FeRD.

 

Suite à cette initiative, le Gouvernement s’est engagé dans la mise en œuvre et la généralisation de la facturation électronique, à partir de 2026, pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, selon un calendrier progressif.

Qu’est-ce que le format Factur-X ?

Factur-X est un standard de facturation électronique visant à établir une norme européenne pour simplifier les échanges de factures entre les entreprises, indépendamment de leur pays d’origine.

Ce format, également appelé format mixte ou hybride, présente une structure standardisée avec un fichier PDF intégrant un fichier XML.

Ce dernier contient toutes les données cruciales de la facture, telles que la date, le numéro, l’identité et les coordonnées de l’acheteur et du fournisseur, ainsi que les montants hors taxes et la TVA.

Qu’est-ce que le format Factur-X ?

Factur-X est considéré comme un format intelligent, car il permet aussi bien à un humain de lire la facture (via le fichier PDF) qu’à un système d’information d’exploiter et d’intégrer automatiquement les données (via le fichier XML). De plus, il est largement adopté par les entreprises en raison de sa facilité d’intégration avec les systèmes de comptabilité et de gestion existants, le positionnant actuellement comme le format le plus répandu.

En parallèle, la réforme de la facture électronique a retenu deux autres formats électroniques, le format Cross Industry Invoice (CII) et le format Universal Business Language (UBL). Ces formats sont structurés, fixes et conçus pour être consultés par des systèmes informatisés.
Il est à noter que le format PDF seul n’est pas considéré comme un format électronique conforme à la réglementation.

 

Bien que toléré jusqu’au 1ᵉʳ janvier 2028, le PDF seul devra être déposé sur des plateformes de dématérialisation partenaires, qui auront la responsabilité de le convertir au format adéquat pour leurs clients.

Pourquoi utiliser le format Factur-X ?

Un format universel :

Le format Factur-X, en tant que format mixte, présente une facture classique au format PDF accompagnée d’un fichier XML contenant toutes les informations essentielles.

Cette combinaison permet une accessibilité et une lisibilité directe tant pour les utilisateurs que pour les systèmes d’informations et les solutions de traitement de factures : un seul fichier pour des destinataires différents. La gestion des factures est donc facilitée et la productivité des services administratifs améliorée.

 

Le Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques (FNFE-MPE), lui-même, souligne que l’objectif premier de Factur-X est de permettre aux fournisseurs d’émettre des factures structurées à valeur ajoutée, laissant aux clients destinataires la liberté d’utiliser ou non les données et la présentation lisible, en fonction de leurs besoins en automatisation.

Un gain de temps et d'argent :

Factur-X vise à automatiser le traitement des factures, réduisant ainsi le temps de saisie comptable de près de 30%. Cette automatisation limite les risques d’erreurs et permet aux entreprises de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Selon une étude de l’IDC, les services comptables consacrent actuellement 30% de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs.

 

Le format Factur-X contribue également à la réduction des coûts administratifs liés à la gestion de la facturation. Les économies réalisées peuvent atteindre de 50 à 75% par rapport au traitement papier, comme le rapporte le cabinet de conseil en gestion Arthur D. Little.

 

L’administration fiscale met elle-même en avant ces deux objectifs pour justifier la généralisation de la facture électronique avec Factur-X :

  • renforcer la compétitivité des entreprises en allégeant la charge administrative et en favorisant les gains de productivité grâce à la dématérialisation.
  • simplifier les obligations déclaratives, à terme, avec un pré-remplissage des déclarations de taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Un format largement adopté :

Depuis la première réforme de dématérialisation de la facture en janvier 2020, de nombreux éditeurs de logiciels ont intégré le format Factur-X dans leurs solutions de gestion d’entreprise. Ainsi, il est possible d’acquérir dès maintenant une solution de facturation et d’émettre des factures au format Factur-X, sans attendre une prochaine réforme.

En conclusion, bien que le format Factur-X ait été imposé par l’Administration fiscale dans le cadre de la réforme de la facture électronique, il offre aux entreprises une opportunité d’automatisation, d’économies de temps et d’argent, incitant à son adoption.

 

Pourra-t-on en dire autant des autres défis liés à l’intégration de l’obligation de facture électronique ?

 

 

Vous n’êtes pas encore équipé d’une solution de dématérialisation pour gérer efficacement votre facturation ? C’est le moment de sauter le pas !

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