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PDP, PPF : tour d’horizon des plateformes de dématérialisation

Dans un monde où la digitalisation prend de plus en plus d’ampleur, la réforme de la facture électronique, portée par la direction générale des Finances publiques, se positionne comme l’une des avancées majeures pour les entreprises, offrant une transition vers des processus dématérialisés plus efficaces. En France, cette transition a été encadrée par une réforme visant à moderniser et à sécuriser les échanges commerciaux.

Cependant, cette évolution ne se limite pas seulement à l’adoption de nouveaux protocoles de facturation. Elle implique également l’émergence de plateformes de dématérialisation, des outils essentiels pour faciliter la transition vers ce nouveau modèle d’échange.

Les futures méthodes de traitement des factures électroniques

Avec l’entrée en vigueur de la réforme, les entreprises françaises vont voir émerger de nouvelles méthodes d’envoi et de réception des factures. Là où un simple envoi au format PDF pouvait suffire aujourd’hui, il en sera tout autrement dès l’entrée en vigueur de la réforme. Les entreprises devront alors être en mesure d’envoyer et recevoir des factures dans un format structuré dématérialisé. Plusieurs formats répondent d’ores et déjà à ces nouveaux critères :

  • CII : Cross Industry Invoice
  • UBL : Universal Business Language
  • Factur-X : Composé d’un fichier de données structurées au format XML et d’un fichier PDF

 

Pour pouvoir arriver à destination, les factures au format dématérialisé devront transiter via différentes plateformes de dématérialisation. C’est pour permettre ces nouveaux schémas de transmission qu’intervient l’Annuaire.

 

Il s’agit d’un registre centralisé où les entreprises seront répertoriées grâce à un identifiant unique. Cet annuaire contiendra les références des plateformes utilisées par les entreprises, ainsi que les informations nécessaires pour l’acheminement des factures, favorisant ainsi l’interopérabilité entre les entreprises. La plateforme émettrice des factures se connectera à cet annuaire pour identifier la plateforme du destinataire.

 

Chaque entité sera associée, dans cet annuaire, au Portail Public de Facturation (PPF) ou à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Les entreprises qui n’auront pas choisi de plateforme avant le lancement de la dématérialisation des factures seront automatiquement liées à la PPF.

 

Les plateformes de dématérialisation des factures

Cette réforme vient donc apporter de nouveaux outils, qui deviendront demain incontournables pour toutes les entreprises assujetties à la TVA : les plateformes de dématérialisation.

Certains se sont déjà familiarisés avec le portail de l’État Chorus Pro, déployé dans le cadre de l’obligation de factures électroniques pour le secteur public. L’exécutif a donc prévu d’étendre ce dispositif, qui a déjà fait ses preuves pour la facturation des entités publiques, afin de permettre aux entreprises d’envoyer et recevoir leurs factures. Deux types de plateformes de dématérialisation vont ainsi voir le jour :

  • Le Portail Public de Facturation (PPF)
  • Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Rôle et fonctionnement des PDP

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) agit en tant qu’intermédiaire entre les entreprises et l’Administration fiscale. Elles seront responsables de l’acheminement des factures vers les entreprises destinataires, ainsi que de la transmission électronique des rapports auprès de l’Administration. Chaque PDP se verra accréditées par l’État en tant que prestataires de services pour une période de trois ans, garantissant ainsi une qualité de service et un niveau sécurité des données optimal. Une plateforme PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) remplira ainsi diverses fonctions :

  • L’émission, la transmission et la réception des factures du fournisseur à l’acheteur.
  • La conversion des données dans le format approprié pour le client.
  • La transmission des informations à l’administration fiscale (comprenant l’identification du fournisseur et du client, le montant de l’opération, le montant de la TVA, etc.).
  • La transmission des données de paiement pour toutes les transactions (aussi appelé e-reporting).

 

Avantages et inconvénients des PDP

 

Avantages :

  • La prise en charge de flux de factures divers
  • La gestion de formats de factures multiples
  • Un archivage conforme et sécurisé
  • Des services à forte valeur ajoutée, au-delà des obligations légales

 

Inconvénients :

  • Le coût : chaque plateforme sera libre d’appliquer les tarifs qu’elle souhaite. Une charge supplémentaire à porter pour l’entreprise.
  • La dépendance externe a un tiers de transmission (interruption de service, confidentialité des données échangées, etc.)
  • La démultiplication des outils pouvant engendrer une complexité administrative

 

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Rôle et fonctionnement du PPF

Le Portail Public de Facturation (PPF) sera la plateforme de dématérialisation gratuite mise en place par l’Administration fiscale française pour faciliter la transition vers la facture électronique. En tant que plateforme centrale, le PPF agit comme un point d’entrée unique pour la réception des factures électroniques en permettant aux entreprises qui l’auront choisi de :

  • transmettre, déposer ou saisir en ligne les factures
  • de recevoir les factures fournisseurs
  • de transmettre les données de facturation (e-reporting).

 

Avantages et inconvénients du PPF

 

Avantages :

  • La gratuité
  • La centralisation des échanges
  • La conformité réglementaire
  • Une traçabilité et sécurité garantie, n’ayant pas recours à un tiers externe

 

Inconvénients :

  • La personnalisation et flexibilité réduites qui ne répondra pas aux besoins de tous
  • La dépendance à l’égard de l’administration fiscale (interruption de service, retards dans les échanges, etc.)
  • Accompagnement réduit dans la mise en place par rapport à une PDP

 

Et les opérateurs de dématérialisation dans tout ça ?

Les opérateurs de dématérialisation (OD) englobent tous les fournisseurs de services présents sur le marché proposant des solutions de dématérialisation des factures électroniques, non agréés par l’État (à l’inverse des PDP et du PPF). Il peut s’agir par exemple d’éditeurs de logiciels de facturation, d’outils de gestion commerciale, de pré-comptabilité, etc.

 

Dans la même lignée que la PDP, l’OD sera en charge de la numérisation des factures dans l’un des trois formats approuvés par le gouvernement (Factur-X, UBL 2.1 et UN/CEFACT CII) et de leur émission par l’intermédiaire d’une PDP ou du PPF. Il se positionne donc comme un facilitateur dans la mise en application de la réforme. Pour ce faire, l’OD devra se connecter directement au Portail Public de Facturation (PPF) ou à d’autres Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Pour ce faire, l’OD devra se connecter directement au Portail Public de Facturation (PPF) ou à d’autres Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

 

Comment choisir une plateforme de dématérialisation ?

Comme pour toutes décisions à prendre, le choix d’une plateforme de dématérialisation sera bien évidemment soumise aux besoins de chaque entreprise. Voici 5 conseils pour vous lancer à la recherche de votre future plateforme de dématérialisation :

 

Identifiez les besoins spécifiques de l’entreprise

Analysez les processus de facturation existants au sein de votre entreprise. Ils vous permettront de définir les fonctionnalités et les caractéristiques essentielles requises pour la nouvelle plateforme. On peut notamment penser à des fonctionnalités telles que la gestion des flux de travail, l’intégration avec les systèmes existants, la personnalisation des modèles de facturation, etc.

 

Considérez la facilité d’utilisation

Optez pour une plateforme de dématérialisation intuitive qui permettra aux employés de l’entreprise de l’adopter plus facilement. En fonction de l’appétence de chacun pour les nouvelles technologies, une formation pourra s’avérer nécessaire pour utiliser efficacement la plateforme. Un critère important qui pourrait vous envoyer vers une prestataire informatique dans certains cas, il faut donc vous pencher sur la question dès le départ.

 

Évaluez la fiabilité et la sécurité

On ne lésine pas avec la sécurité ! Choisir une plateforme de dématérialisation fiable et sécurisée est capital pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données de l’entreprise.

 

Comparez les coûts

Évaluez les coûts associés à l’utilisation de chaque plateforme. Au-delà des frais d’abonnement, n’oubliez pas d’intégrer dans votre estimation les coûts de mise en œuvre, de formation, etc.

 

Demandez conseil à vos interlocuteurs privilégiés

Qu’il s’agisse de votre expert-comptable, de votre partenaire informatique, de votre syndicat professionnel, ou bien même simplement d’avis en accès libre sur internet, n’hésitez pas à rechercher des recommandations. Quoi de mieux pour vous décider que de vous fier à des utilisateurs déjà satisfaits ?

Bonus : faites notre quizz dédié !

Vous voulez vous éviter les recherches interminables pour déterminer quel type de plateforme de dématérialisation pourrait vous convenir ? Et si nous vous proposions d’obtenir une réponse en quelques questions seulement ? Nous vous avons concocté un quizz vous permettant d’auditer rapidement vos besoins pour trouver en quelques clics seulement la bonne plateforme pour vous !

La digitalisation des processus prend une place de plus en plus important au sein des entreprises françaises, c’est indéniable ! La réforme de la facture électronique marquera une avancée significative dans les processus de dématérialisation, en favorisant des échanges plus efficaces et sécurisés. À condition de bien s’y préparer !

 

Cette transition est soutenue par l’émergence de plateformes de dématérialisation, essentielles pour faciliter ce nouveau mode de facturation. Alors que de nouvelles méthodes de traitement des factures électroniques vont faire surface, les TPE, PME et ETI devront bientôt faire un choix pour définir la plateforme qui leur conviendra le mieux, en fonction de leurs besoins spécifiques, de la facilité d’utilisation, de la fiabilité et de la sécurité, ainsi que des coûts associés.

 

En consultant les conseils d’experts et en évaluant attentivement les différentes options disponibles, les dirigeants d’entreprises françaises pourront faire de cette réforme un véritable avantage, au profit de l’automatisation de leur gestion d’activité et de leur productivité.

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