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8 points pour me préparer dès maintenant à l’obligation

La transition vers la facturation électronique nécessite une préparation anticipée en raison de son impact majeur sur les processus financiers. Bien plus qu’une simple dématérialisation des documents papier, elle représente une révolution numérique. Nous vous proposons les huit points clés pour anticiper cette évolution.

I) Nommez un référent FE

Dans la course vers la facture électronique, désigner un référent revient à mettre en place un guide pour conduire cette évolution. Sa mission ? Diriger avec audace, anticiper les défis potentiels en favorisant une adoption harmonieuse et propulser l’équipe vers l’ère numérique. Toujours à l’affût des dernières actualités, il ajuste la trajectoire de l’entreprise avec agilité.
En outre, le référent nommé prépare les collaborateurs aux changements à venir, par le biais de sessions de formation par exemple, dynamisant ainsi une adoption rapide et efficace.
Il s’assure que l’ensemble de l’équipe comprend les avantages de la facturation électronique. C’est une décision importante pour réussir la transition vers le numérique.

II) Optimisez vos fiches client

Préparer une transition fluide vers la facture électronique, c’est préparer vos fiches clients avec une rigueur infaillible. Garantir la précision des informations est impératif, et pour ce faire, il faut inclure des éléments clés tels que :

  • Le numéro de SIRET et de SIREN,
  • Les adresses de livraison et de facturation,
  • Le numéro de TVA intracommunautaire,
  • Les coordonnées complètes.

En anticipant les besoins à venir, assurez-vous d’intégrer les coordonnées bancaires et les contacts pertinents sur vos fiches clients. Cette approche vise à éviter toute interruption lors de la transition vers la facture électronique. L’harmonisation de ces fiches avec les normes électroniques en vigueur favorisera l’intégration optimale et accélérera le traitement des factures.
La mise à jour régulière des informations, en phase avec les exigences législatives et technologiques, maintient une conformité sans faille.

III) Assurez la conformité des mentions légales sur les factures

La garantie d’une conformité légale est cruciale dans le contexte effervescent de la facture électronique. Veillez à afficher correctement les mentions légales, telles que l’adresse de l’émetteur et le numéro SIRET, pour respecter les normes en vigueur. Si l’affichage des mentions légales n’est pas respecté, 2 sanctions sont encourues :

  • 75 000€ pour une personne physique
  • 375 000€ pour une personne morale (une société, une association)

Restez informé des évolutions législatives pour ajuster vos pratiques et garantir une conformité continue. Cette vigilance est la clé pour établir une confiance solide avec vos partenaires commerciaux, mais aussi renforcer la crédibilité de vos transactions électroniques.

IV) Passez au numérique

La facturation électronique s’avère non seulement une réponse adéquate aux normes, mais aussi une opportunité de réaliser des économies substantielles. Actuellement, le coût moyen d’une facture papier oscille entre 10 et 14 €, englobant les dépenses liées à l’impression, à l’envoi postal et au stockage physique des documents.

En plus de générer des économies, la transition numérique offre un gain de temps significatif. En automatisant le processus, votre équipe peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Par ailleurs, le format Factur-X, déjà bien répandu, simplifie cette transition. Vous pouvez dès maintenant encourager vos fournisseurs à vous transmettre leurs factures dans ce format, facilitant ainsi le passage au numérique.

En adoptant la facturation électronique, votre entreprise contribue aussi à la réduction de son empreinte carbone, s’inscrivant ainsi dans une démarche écoresponsable. Cette démarche positionne votre entreprise comme un acteur conscient des enjeux environnementaux.

Passez au numérique, libérez le potentiel d’une gestion plus efficace, rapide et respectueuse de l’environnement de votre processus de facturation.

V) Analysez vos méthodes actuelles

Avant d’adopter la facture électronique, une analyse de vos méthodes actuelles s’impose. Documentez chaque étape de vos processus de facturation, identifiez les points forts à préserver, et décelez les éléments nécessitant une mise en conformité avec les nouvelles obligations de la réforme.

Cet exercice vous offrira une vision claire de votre fonctionnement actuel. Évaluez la durée de traitement, les coûts engendrés, et la satisfaction client afin de définir des indicateurs de performance. Cette phase d’analyse constitue la base sur laquelle construire une transition réussie vers la facturation électronique. Il s’agit non seulement d’améliorer vos performances, mais surtout de vous adapter de manière incontournable au nouveau parcours de transmission de la facture imposé par la réforme.

VI) Décryptez les options de plateformes

Commencez à réfléchir sur le choix de votre future plateforme de réception et d’émission des factures. Le Portail public de facturation (PPF), plateforme gratuite mise en place par le gouvernement, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), plateformes privées avec plus de services proposés.

Parmi ces options, le PPF et les PDP assurent la transmission des factures à leurs destinataires finaux et la transmission des données de transaction et de paiement à l’administration fiscale. Les PDP offrent une plus grande flexibilité par rapport au PPF car elles proposent une personnalisation adaptée aux besoins spécifiques (comme le commerce à l’international, par exemple). Quant à la troisième possibilité, les opérateurs de dématérialisation peuvent vous assister dans le processus de dématérialisation de vos documents, y compris les factures. Cela peut inclure la numérisation, la gestion électronique des documents, la sécurisation des échanges électroniques et d’autres services liés à la transition vers des processus sans papiers.

Le choix entre le Portail public et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires dépend de vos besoins spécifiques.

VII) Consultez votre expert-comptable

Collaborer étroitement avec votre expert-comptable représente un atout majeur dans la transition vers la facture électronique. En impliquant cet expert dès le début, vous bénéficiez de conseils avisés et d’un accompagnement personnalisé. Sa connaissance approfondie de votre entreprise assure une intégration harmonieuse de la facture électronique. De plus, il peut optimiser les avantages fiscaux liés à ce changement.

Votre expert-comptable offre une formation et un accompagnement essentiels pour favoriser une adoption fluide de la facture électronique au sein de votre équipe. En somme, faire de votre expert-comptable un partenaire clé dans ce processus peut s’avérer déterminant pour la réussite de la transition.

VIII) Sélectionnez un logiciel de facturation de confiance

N’attendez pas le dernier moment : mettez à profit le temps que vous avez pour étudier les différentes solutions et faire le choix de ce qui vous convient le mieux en toute tranquillité. Optez pour une solution conforme à la facture électronique, conviviale, et offrant un support technique fiable. Clarifiez vos besoins, assurez-vous de la compatibilité avec les normes légales, et choisissez une interface intuitive pour une adoption rapide. La régularité des mises à jour est essentielle pour maintenir la conformité aux évolutions réglementaires.
En conclusion, assurer une conformité continue fait partie des impératifs pour la mise en place réussie vers la facture électronique. Dans cette perspective, EBP demeure attentif à toutes les évolutions et accompagne ses clients dans cette transformation.

 

 

Vous n’êtes pas encore équipé d’une solution de dématérialisation pour gérer efficacement votre facturation ? C’est le moment de sauter le pas !

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