Se préparer à la facture électronique
Dans un environnement en constante évolution, l’anticipation et l’adaptation aux changements sont devenues les facteurs clef de réussite.
La transition vers la facturation électronique représente l’un des défis majeurs qui attendent toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA.
La facture électronique oblige les entreprises à revoir leur façon de travailler et de transmettre des documents commerciaux. Pour cela, une bonne visibilité sur l’ensemble de votre portefeuille client est essentielle si vous souhaitez adapter au mieux vos outils.
L’analyse de votre parc client est fondamentale. Vos nouvelles obligations légales vont dépendre du type de clients avec lesquels vous commercez.
Voici les 3 typologies de clients que vous allez devoir identifier :
Une fois vos clients identifiés, n’hésitez pas à compléter vos fiches clients/fiches tiers avec les informations importantes comme : le numéro de TVA intracommunautaire, le numéro de SIREN, l’adresse, etc. Ces informations seront primordiales pour construire vos documents commerciaux une fois la réforme en place.
La localisation de vos clients est également un critère important à prendre en compte, les obligations induites par la réforme ne sont pas les mêmes si vous commercez avec des clients situés en France (métropolitaine / DOM-TOM), en Europe ou à l’international.
Pour faire simple, si vous réalisez des transactions vers l’étranger, vous ne serez pas concernés par l’e-invoicing mais seulement par l’e-reporting.
Une fois vos clients identifiés, suivant leur typologie et lieu d’implantation, vous allez pouvoir vous interroger sur l’impact de cette réforme sur la dématérialisation de vos factures.
La réforme de la facture électronique offre de nombreux avantages en termes d’efficacité et de réduction des coûts.
Afin de vous préparer au mieux, la compréhension approfondie du fonctionnement de votre entreprise est nécessaire. Elle vous permettra de garantir une transition fluide et conforme à cette nouvelle réglementation.
Premièrement, vous devez analyser minutieusement vos besoins en matière de facturation. Êtes-vous équipé d’une solution de facturation ? Si tel est le cas, vous êtes déjà en bonne voie !
Dans le cas où vous utilisez déjà un logiciel de facturation, votre outil devra être conforme à la législation. En effet, la réforme implique que votre solution puisse transmettre les données à l’Administration fiscale selon des formats précis.
3 formats de factures ont été retenus :
Assurez-vous que votre solution de facturation permette la création de factures a minima dans l’un de ces 3 formats. Et en cas de doute, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre éditeur.
Dans le cas contraire, équipez-vous d’une solution de facturation pour faire un premier pas vers la conformité. En effet, le logiciel de facturation sera l’intermédiaire entre votre entreprise et la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
De plus, vous pourrez bénéficier de toutes les automatisations que peuvent vous offrir les solutions de facturation. Ainsi, vous gagnerez du temps au quotidien et vous travaillerez sur un logiciel certifié conforme.
Ce processus d’audit interne est très important pour vous assurer une transition réussie vers la facturation électronique, mais également pour éviter tout dysfonctionnement qui pourrait compromettre votre mise en conformité.
En parallèle, désignez un référent en interne qui supervisera efficacement la mise en œuvre de cette nouvelle méthode de travail. Votre référent aura pour rôle de prendre connaissance de toutes les informations et actualités en lien avec cette nouvelle obligation.
Il doit être le contact privilégié au sein de votre structure et ainsi préparer tous les collaborateurs à ce changement.
Au-delà des mentions légales obligatoires que vous devez d’ores et déjà faire figurer, 4 nouvelles mentions légales devront apparaître sur vos factures.
En effet, il est primordial d’avoir toutes les informations nécessaires à la création de factures conformes et cela débute avec les informations de vos clients.
Pour chacun d’entre eux, veillez à disposer :
1. Du numéro de SIREN / SIRET de votre client
Jusqu’à présent, seul votre numéro de SIREN était obligatoire. Désormais, vous devrez également ajouter celui de votre client.
2. De la différenciation entre la livraison de biens et la prestation de services
À l’avenir, les factures devront préciser la nature de l’opération donnant lieu à la facture. Est-ce principalement une livraison de biens ? Est-ce une prestation de service ?
Pour ce faire, vous devrez ajouter une phrase comme :
À noter :
3. De l’adresse de livraison de la marchandise
Depuis 2021, vous devez déjà distinguer l’adresse de facturation de l’adresse du client si celle-ci est différente. Maintenant, vous devez en plus mentionner si l’adresse de livraison est différente de celle de votre client. Ainsi, une facture pourra contenir jusqu’à 3 adresses (client) différentes :
4. De l’option de “TVA d’après les débits”
Cette option concerne principalement la vente de marchandises. En effet, la TVA devient dans ce cas exigible à partir de la date d’émission de la facture.
De ce fait, les entreprises concernées devront impérativement faire figurer la mention suivante : “Option pour le paiement de la TVA d’après les débits”.
Pour facturer électroniquement, votre entreprise devra choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire :
Les PDP sont des plateformes privées et immatriculées par l’État. Elles facilitent l’échange de factures électroniques. Elles centralisent et transmettent à l’Administration fiscale les factures, les données de transaction et les données de paiement qui y transitent. Elles peuvent proposer des fonctionnalités ou des services additionnels tels que le paiement d’une facture, la gestion des pièces jointes et bien d’autres encore.
Elles permettront l’émission et la réception de factures électronique pour répondre à l’obligation de e-invoicing. Mais aussi, elles faciliteront la transmission des données de facturation et de paiement pour répondre à l’obligation de e-reporting.
Avec la réforme, un troisième acteur clef voit le jour : l’Opérateur de Dématérialisation (OD).
L’OD est un prestataire de service. Il a une fonction d’intermédiaire entre les émetteurs et les plateformes. Plus concrètement, l’opérateur de dématérialisation est chargé de restituer les données de facturation sous un des 3 formats définis, mais également de faire transiter ces données depuis/vers les PDP.
Pour ce faire, l’opérateur de dématérialisation met en place des connexions avec les PDP.
Vous n’êtes pas seul. Pour aborder sereinement cette nouvelle réforme, vous pouvez vous appuyer sur vos partenaires.
Plusieurs entreprises sont aujourd’hui accompagnées par un éditeur de solution de gestion, un expert-comptable ou encore un intégrateur :
Si vous utilisez un logiciel de gestion pour votre entreprise, il aura forcément pris en compte cette nouvelle réforme et pourra vous accompagner dans sa mise en place de différentes manières :
Ayant d’ores et déjà un rôle de conseiller sur l’ensemble des sujets de gestion pour votre entreprise, il pourra vous apporter des informations et vous guider pour vous préparer et aménager votre activité afin d’être conforme à cette nouveauté.
N’oubliez pas que votre expert reprend et vérifie l’ensemble de vos transactions pour réaliser votre clôture annuelle, cette réforme vient impacter directement son activité, n’hésitez pas à le consulter et à suivre ses préconisations.
Nombre de professionnels sont accompagnés par un intégrateur dans la mise en place et le suivi de leur solution de gestion.
Votre intégrateur pourra vous apporter des solutions et des conseils techniques afin d’adapter votre structure informatique à la Facture Électronique.
Retrouvez notre article de blog dédié : 8 points pour me préparer dès maintenant à l’obligation.
Les comptables et les responsables de la facturation doivent comprendre les nouvelles procédures, tandis que l’équipe informatique doit connaître les logiciels nécessaires. Le service client doit également être informé des changements pour mieux répondre aux questions des clients, et la direction doit être sensibilisée aux avantages de cette transition.
Pour assurer une mise en conformité réussie avec la réforme de la facturation électronique, tournez vous vers votre expert-comptable.
Celui-ci a déjà suivi des formations spécialisées et dispose de connaissances nécessaires pour vous accompagner efficacement.
Grâce à son expertise, il pourra vous informer des nouvelles exigences légales, des outils de facturation électronique et des meilleures pratiques pour optimiser vos processus.
N’attendez pas la dernière minute, car à l’approche de l’échéance, les experts comptables risquent d’être très sollicités et moins disponibles pour vous accompagner de manière optimale.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire notre article « Le rôle de l’expert-comptable dans la réforme”.
Les clients doivent être informés de manière claire et concise.
Il est important d’expliquer que ce changement permettra d’envoyer les factures plus rapidement et de manière plus sécurisée, tout en améliorant la qualité de votre service.
