Archivage électronique

L’archivage électronique désigne le processus de conservation à long terme de documents numériques. Il vise à garantir l’intégrité, la lisibilité et la traçabilité des informations stockées, tout en assurant leur valeur probante. Dans un contexte où la facturation électronique devient la norme, au détriment du document papier, l’archivage électronique est un pilier essentiel de la gestion électronique de documents des entreprises.

Au-delà de la simple conservation, l’archivage électronique répond à de multiples enjeux pour les entreprises:

• Conformité légale et réglementaire : l’archivage électronique permet de répondre aux obligations de conservation de tous types de documents fiscaux et comptables, notamment dans le cadre de la facturation électronique.
• Gain de temps, de place et d’efficacité : en dématérialisant les archives, les entreprises libèrent de l’espace de stockage physique et optimisent leurs processus de gestion documentaire mis en place.
• Réduction des coûts liés au stockage : l’archivage numérique offre aussi un avantage non négligeable en termes de coûts, permettant d’alléger les charges liées au stockage des documents papier.
• Sécurisation des données sensibles : l’archivage électronique offre des garanties de sécurité pour protéger les informations confidentielles.
• Accessibilité et partage facilités : les documents archivés électroniquement sont accessibles rapidement et peuvent être partagés de manière sécurisée avec les collaborateurs et partenaires autorisés.

Pour garantir la pérennité des archives, notamment dans le cadre de la facturation électronique, il est crucial de choisir des formats de fichier ouverts et standardisés (PDF/A, XML, etc.). Il est recommandé d’éviter les formats propriétaires qui pourraient devenir illisibles avec l’évolution des technologies. Les formats recommandés pour la facturation électronique, comme Factur-X ou UBL, sont également adaptés pour les systèmes d’archivage électronique.

Il est important de définir clairement les règles de nommage, de classement et de conservation des documents numériques, en particulier pour les factures électroniques. Cette politique d’archivage permettra de retrouver facilement les archives et d’assurer leur intégrité dans le temps. Elle doit également préciser les durées de conservation légales et les modalités de destruction des documents arrivés à échéance.

Les archives numériques, y compris les factures électroniques, doivent être protégées contre les accès non autorisés, les altérations et les pertes de données. Il est recommandé de mettre en place des solutions de chiffrement, de sauvegarde régulière et de contrôle des accès pour garantir la sécurité du patrimoine informationnel. Les solutions d’archivage électronique certifiées (norme nf z42-013 notamment), comme les SAE (Système d’Archivage Électronique), offrent des garanties de sécurité et de pérennité. Vous pouvez aussi vous tourner vers des solutions de coffre-fort numérique.

La réforme de la facturation électronique va progressivement rendre obligatoire la facturation numérique pour toutes les entreprises entre 2026 et 2027, selon un calendrier échelonné en fonction de la taille des entreprises. Cette dématérialisation massive va nécessairement impacter les pratiques d’archivage électronique, qui devront s’adapter pour intégrer les flux de factures électroniques.

Avec la réforme, les factures électroniques devront être émises dans un format structuré (comme Factur-X ou UBL) et transmises via une plateforme dédiée, comme le portail public de facturation ou une plateforme de dématérialisation partenaire agréée. Il faudra donc adapter les processus d’archivage électronique pour intégrer ces nouvelles contraintes tout en garantissant la conformité légale. Les entreprises devront être en mesure de conserver de manière intègre et sécurisée leurs factures électroniques reçues et émises pendant la durée légale de 10 ans.

Pour gagner en efficacité et assurer la conformité de votre archivage électronique dans le contexte de la facturation électronique, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation adapté. Ce type de solution génère automatiquement des factures électroniques dans le bon format, les transmet via les canaux appropriés et les archive de manière centralisée et sécurisée. Ils permettent ainsi d’éviter les ressaisies et les erreurs, ainsi que d’optimiser la gestion des documents, tout en s’assurant d’être en conformité avec les nouvelles obligations légales.

Si une entreprise souhaite externaliser tout ou partie de son système d’archivage, notamment pour ses factures électroniques, il est possible de faire appel à un tiers archiveur. Ce prestataire spécialisé accompagnera l’entreprise pour définir et mettre en œuvre une solution d’archivage électronique adaptée à ses besoins, tout en garantissant la sécurité et l’intégrité des données. Il pourra également aider à assurer la conformité de l’archivage électronique avec les exigences de la facturation électronique.