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Le circuit d’une facture électronique

La facturation électronique révolutionne la manière dont les entreprises gèrent leurs transactions financières, offrant des avantages considérables en termes d’efficacité et de durabilité. Découvrez les circuits d’une facture électronique pour mieux vous préparer à la future loi.

Partie 1 : Les termes clés des circuits de la facture électronique

Avant de plonger dans les circuits d’une facture électronique, comprenons d’abord quelques termes clés. Trois acteurs majeurs interviennent, voici leurs rôles :

OD (Opérateur de Dématérialisation)

L’OD est un prestataire de services spécialisé dans la dématérialisation des factures. C’est une plateforme privée non immatriculée par la DGFIP. Il est en mesure d’émettre une facture au format attendu et de la transmettre ou de la recevoir via le PPF ou les PDP. Les trois formats socles approuvés par le gouvernement sont : Factur-X, UBL, CII.

PPF (Portail Publique de Facturation)

Le PPF est la plateforme gouvernementale qui facilite la transmission des factures électroniques entre les entreprises. Elle assure la transmission de la facture électronique entre l’émetteur et le destinataire en répondant aux normes légales en vigueur. Elle transmet toutes les données de transaction et de paiement à l’administration fiscale.

PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire)

Contrairement au PPF, une PDP est une plateforme privée, immatriculée par l’état, proposée par des prestataires tiers. Elle permet aux entreprises de dématérialiser leurs factures et de les échanger électroniquement comme le PPF. Elle propose différents services complémentaires comme l’émission, transmission, réception de la facture électronique du fournisseur au client, la conversion de la facture établie par le fournisseur dans un format qui convienne au client ou encore l’extraction et la transmission de certaines données de la facture à l’administration fiscale.

Chaque entreprise peut choisir la ou les plateformes de son choix.

En plus de ces trois acteurs, il existe deux autres notions à connaitre, l’e-invocing et l’e-reportig :

  • L’e-invoicing, ou facture électronique en français, est une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée. Elle doit contenir un socle minimum de données sous forme structurée comme : les coordonnées du fournisseur, du client avec le SIREN, le numéro de la facture, la date d’émission, le montant de la taxe, etc.
  • L’e-reporting ou la transmission de données de transaction à l’administration. C’est l’obligation de transmettre les données des entreprises concernant les transactions et le paiement à l’État. Tout comme l’e-invoicing, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA sont concernées par l’e-reporting.

Partie 2 : Les circuits de transmission

Pour la transmission d’une facture électronique, il existe plusieurs parcours d’un fournisseur à son client. Une entreprise peut choisir la ou les plateformes qu’elle souhaite, en fonction de ses besoins. Ce choix peut être différent de celui de ses clients ou de ses fournisseurs.

Découvrez les circuits en image !

3 circuits de transmissions sont possibles pour les factures électroniques, que vous ayez choisi un OD, le PPF ou une PDP. Téléchargez dès maintenant notre infographie pour comprendre ces circuits !

Circuit 1 : Transmission entre 2 entreprises ayant chacune opté pour une PDP

Regardons de plus près le parcours d’une facture avec deux entreprises qui ont choisi chacune une PDP. L’émetteur de la facture, le fournisseur, génère sa facture grâce à l’OD. Celle-ci sera vérifiée et contrôlée par la PDP.

 

Les étapes :

  • Émission de la facture : depuis son logiciel de facturation, grâce à son éditeur de logiciel qui est Opérateur de Dématérialisation, le fournisseur crée la facture électronique et la transmet à sa PDP.
  • Transmission : la facture est envoyée via la PDP du fournisseur vers celle de son client. L’e-reporting se fait automatiquement entre la PDP du fournisseur et le PPF.
  • Réception : le client reçoit la facture sur sa propre PDP.
  • Traitement : la facture est traitée et intégrée dans le système comptable du client via l’OD.

L’avantage de ce circuit est la personnalisation des services. En effet, les PDP offrent souvent des fonctionnalités spécifiques adaptées aux besoins des entreprises. Il faut prendre en compte que la majorité des PDP impliqueront des coûts d’abonnement ou de transaction.

Circuit 2 : Transmission entre 2 entreprises ayant toutes deux opté pour le PPF

Dans ce scénario, les deux entreprises ont choisi le Portail Publique de Facturation (PPF). Le PPF sert de médiateur central, recevant les factures électroniques de l’émetteur, les validant et les transmettant ensuite au destinataire. Ce circuit assure une conformité rigoureuse avec les réglementations gouvernementales et offre un processus gratuit. L’OD de chaque tiers agit en tant qu’intermédiaire pour garantir la compatibilité des données entre les entreprises et la plateforme publique.

 

Les étapes :

  • Émission de la facture : depuis son logiciel de facturation, grâce à son éditeur de logiciel qui est Opérateur de Dématérialisation, le fournisseur crée la facture électronique et la transmet au PPF.
  • Transmission directe : le PPF vérifie et contrôle la facture avant de prévenir le destinataire qu’une facture est disponible.
  • Réception : le client reçoit la facture via le PPF.
  • Traitement : la facture est traitée et intégrée dans le système comptable du client via l’OD.

Circuit 3 : Transmission entre 2 entreprises, l’une ayant opté pour le PPF et l’autre ayant opté pour une PDP

Lorsque deux entreprises ont des choix différents en matière de plateformes, le processus de transmission est fait par une collaboration entre le PPF et la PDP.

 

Les étapes :

 

  1. Émission de la facture : depuis son logiciel de facturation, grâce à son éditeur de logiciel qui est Opérateur de Dématérialisation, le fournisseur crée la facture électronique et la transmet à sa PDP ou au PPF, selon qu’il a choisi l’une ou l’autre plateforme.
  2. Transmission entre les plateformes : la facture est envoyée depuis le PPF ou la PDP du fournisseur, vers la plateforme de son client. L’e-reporting se fait automatiquement via le PPF.
  3. Réception : le client reçoit la facture sur sa plateforme, PPF ou PDP, selon son choix.
  4. Traitement : la facture est traitée et intégrée dans le système comptable du client via l’OD.

Ce circuit offre une certaine flexibilité en permettant aux entreprises d’utiliser différentes plateformes selon leurs besoins spécifiques. L’OD facilite la conversion et l’interopérabilité entre différentes plateformes, permettant aux entreprises d’échanger des factures malgré des choix différents.

 

 

En conclusion, le circuit d’une facture électronique dépend des choix des entreprises en matière de plateformes. Que ce soit via une PPF, une PDP, la facturation électronique offre des avantages significatifs en termes de rapidité, d’efficacité et de conformité aux normes réglementaires. Le choix des plateformes dépend des besoins de l’entreprise.

 

 

Vous n’êtes pas encore équipé d’une solution de dématérialisation pour gérer efficacement votre facturation ? C’est le moment de sauter le pas !

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