Le circuit d’une facture électronique

La facturation électronique révolutionne la manière dont les entreprises gèrent leurs transactions financières, offrant des avantages considérables en termes d’efficacité et de durabilité. Découvrez les circuits d’une facture électronique pour mieux vous préparer à la future loi.

Contrairement au PPF, une PDP est une plateforme privée, immatriculée par l’état, proposée par des prestataires tiers. Elle permet aux entreprises de dématérialiser leurs factures et de les échanger électroniquement comme le PPF. Elle propose différents services complémentaires comme l’émission, transmission, réception de la facture électronique du fournisseur au client, la conversion de la facture établie par le fournisseur dans un format qui convienne au client ou encore l’extraction et la transmission de certaines données de la facture à l’administration fiscale.

Chaque entreprise peut choisir la ou les plateformes de son choix.

En plus de ces trois acteurs, il existe deux autres notions à connaitre, l’e-invocing et l’e-reportig :

• L’e-invoicing, ou facture électronique en français, est une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée. Elle doit contenir un socle minimum de données sous forme structurée comme : les coordonnées du fournisseur, du client avec le SIREN, le numéro de la facture, la date d’émission, le montant de la taxe, etc.
• L’e-reporting ou la transmission de données de transaction à l’administration. C’est l’obligation de transmettre les données des entreprises concernant les transactions et le paiement à l’État. Tout comme l’e-invoicing, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA sont concernées par l’e-reporting.

Regardons de plus près le parcours d’une facture avec deux entreprises qui ont choisi chacune une PDP. L’émetteur de la facture, le fournisseur, génère sa facture grâce à l’OD. Celle-ci sera vérifiée et contrôlée par la PDP.

Les étapes :

• Émission de la facture : depuis son logiciel de facturation, grâce à son éditeur de logiciel qui est Opérateur de Dématérialisation, le fournisseur crée la facture électronique et la transmet à sa PDP.
• Transmission : la facture est envoyée via la PDP du fournisseur vers celle de son client. L’e-reporting se fait automatiquement entre la PDP du fournisseur et le PPF.
• Réception : le client reçoit la facture sur sa propre PDP.
• Traitement : la facture est traitée et intégrée dans le système comptable du client via l’OD.

L’avantage de ce circuit est la personnalisation des services. En effet, les PDP offrent souvent des fonctionnalités spécifiques adaptées aux besoins des entreprises. Il faut prendre en compte que la majorité des PDP impliqueront des coûts d’abonnement ou de transaction.

Dans ce scénario, les deux entreprises ont choisi le Portail Publique de Facturation (PPF). Le PPF sert de médiateur central, recevant les factures électroniques de l’émetteur, les validant et les transmettant ensuite au destinataire. Ce circuit assure une conformité rigoureuse avec les réglementations gouvernementales et offre un processus gratuit. L’OD de chaque tiers agit en tant qu’intermédiaire pour garantir la compatibilité des données entre les entreprises et la plateforme publique.

Les étapes :

• Émission de la facture : depuis son logiciel de facturation, grâce à son éditeur de logiciel qui est Opérateur de Dématérialisation, le fournisseur crée la facture électronique et la transmet au PPF.
• Transmission directe : le PPF vérifie et contrôle la facture avant de prévenir le destinataire qu’une facture est disponible.
• Réception : le client reçoit la facture via le PPF.
• Traitement : la facture est traitée et intégrée dans le système comptable du client via l’OD.