Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Dans un monde où la technologie est omniprésente, la facturation électronique s’impose de plus en plus comme une méthode efficace et moderne de gestion des transactions commerciales. Elle sera d’ailleurs très prochainement encadrée légalement et rendue obligatoire dans la réforme de la facturation électronique.

Mais qu’est-ce que la facture électronique ? En quoi diffère-t-elle des méthodes traditionnelles de facturation ? Et quels sont les domaines d’application de la future réforme ?

Aussi appelé e-invoicing, la facturation électronique est le processus qui implique la création, la transmission et l’archivage électronique des factures. Contrairement aux factures classiques, la facturation électronique se base sur des formats numériques pour faciliter la gestion des échanges commerciaux, comme le format Factur-X par exemple.

Dès lors, une facture électronique est une facture créée, envoyée et reçue sous une forme dématérialisée qui respecte un format électronique normé. Cette dernière permet un traitement automatique et dématérialisé également.

Attention, une facture envoyée par mail n’est pas une facture électronique ! 

Dans le but de simplifier la gestion des échanges commerciaux, l’État a voté une réforme au sujet de la facture électronique. La mise en place de cette réforme se fera progressivement jusqu’à septembre 2027 en fonction de la taille des entreprises.

À terme, les entreprises assujetties à la TVA seront dans l’obligation d’émettre et de recevoir leurs factures au format électronique. Ainsi que de transmettre à l’Administration fiscale leurs données de facturation et de règlement dans le cadre du e-reporting.

Tout d’abord, la facture est générée électroniquement, souvent à partir d’un logiciel de facturation ou d’un système ERP (Enterprise Resource Planning). Ensuite, dans le cadre de la réforme, elle sera transmise de façon dématérialisée à l’Administration Fiscale et aux entreprises destinataires par le biais d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Immatriculée par l’Administration fiscale, la PDP jouent le rôle d’intermédiaire et assureront la transmission des factures de leurs clients à l’Administration fiscale et aux plateformes des entreprises destinataires. Cette PDP pourra être la même que celle du fournisseur ou bien une plateforme distincte.

Les entreprises auront également la possibilité de faire appel à un Opérateur de Dématérialisation (OD) qui se connectera aux PDP afin d’émettre, envoyer et recevoir les factures au format électronique. L’avantage de passer par un OD est l’assurance d’un processus de facturation automatisé, sécurisé et en toute conformité avec la future réglementation.

C’est notamment le cas d’EBP, qui proposera, dans ses solutions, une intégration totale de la PDP Cegid, déjà en service et opérationnelle depuis 10 ans au Portugal.

Une fois envoyée, la facture est automatiquement transmise à la PDP du destinataire. Le choix de la solution de gestion prend alors tout son sens. Avec un logiciel de gestion, vous pourrez bénéficier d’une intégration automatique de vos factures à vos solutions de comptabilité et de facturation, permettant un traitement plus rapide et une meilleure traçabilité.

La sécurité des données est une préoccupation majeure dans le domaine de la facturation électronique.

Pour y faire face, des normes et protocoles de sécurité stricts sont mis en place, notamment le cryptage des données, l’authentification sécurisée et la conformité aux réglementations en vigueur (comme GDPR en Europe). Cela visant à garantir la confidentialité, l’intégrité et l’authenticité des informations échangées.

La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises :

1. Gain de temps et d’efficacité : La transmission électronique permet des échanges instantanés, réduisant les délais de traitement et de paiement. On estime un gain de 30 % de temps ! (Chorus Pro)
2. Réduction des coûts : Moins de papier, d’impression et de frais postaux, ce qui contribue à des économies significatives. On constate 50 à 75 % d’économies réalisées par la dématérialisation des factures (entreprises.gouv)
3. Meilleure traçabilité : Les systèmes électroniques permettent de suivre facilement le statut des factures, réduisant les risques d’erreurs ou de pertes. En effet, près de 75 % des entreprises qui sont passées à la facturation électronique, constatent une meilleure relation entre fournisseurs et clients. (Konica Minolta)
4. Durabilité environnementale : Une réduction de près de 30 % de vos émissions carbone liées à l’impression et à la livraison physique des factures. (Groupement de Service EcoInfo)

Retrouvez les détails et le calendrier DGFIP de mise en place de la réforme en consultant notre infographie dédiée à la réforme de la facture électronique !

Vous n’êtes pas encore équipé d’une solution de dématérialisation pour gérer efficacement votre facturation ? C’est le moment de sauter le pas !