Piste d’audit fiable

La piste d’audit fiable est un ensemble de preuves documentées permettant de reconstituer les différentes étapes d’une transaction, de la commande jusqu’au paiement. Elle vise à garantir l’intégrité, la traçabilité et la transparence des écritures comptables.

Concrètement, la PAF se compose de tous les documents justificatifs liés à une opération (bon de commande, bon de livraison, facture, relevé bancaire, etc.), ainsi que des informations permettant de les relier entre eux de manière claire et univoque. Ces éléments doivent être conservés dans un format électronique pérenne et sécurisé, afin de pouvoir être présentés en cas de contrôle.

La mise en place d’une piste d’audit fiable répond à plusieurs objectifs :

• Prévenir les risques de fraude ou d’erreur en assurant la traçabilité des opérations, dès lors qu’elle correspond à une opération économique, comptable et financière réelle
• Faciliter les contrôles internes et externes en permettant une vérification rapide des écritures comptables
• Garantir la conformité aux obligations légales en matière de conservation des documents

La piste d’audit fiable s’applique à toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures non traitées par le biais d’une facturation EDI (Échange de Données Informatisées) ou d’une signature électronique. En d’autres termes, elle concerne les entreprises qui utilisent encore des factures au format papier ou PDF.

Selon l’article 289 VII du Code Général des Impôts, la PAF est obligatoire pour toutes les factures papiers ou électroniques non sécurisées (qu’il s’agisse de prestation de service ou de ventes de biens), comme celles envoyées par courrier postal ou par e-mail au format PDF.

Bien que toutes les entreprises soient soumises à la piste d’audit fiable, les obligations de documentation varient en fonction de leur taille :

• Pour les TPE, une simple documentation orale suffit. Il n’est pas nécessaire de formaliser un document écrit, mais vous devez être en mesure d’expliquer et de justifier votre processus de facturation.
• Pour les PME, une documentation écrite synthétique est obligatoire.
• Pour les grands groupes, une documentation écrite détaillée est requise.

La mise en place d’une piste d’audit fiable repose sur trois principes fondamentaux :

1. La traçabilité : chaque étape du processus de facturation doit être documentée et les liens entre les différents documents doivent être clairement établis.
2. L’intégrité : les données relatives aux factures doivent être protégées contre toute modification ou suppression non autorisée.
3. L’archivage : les factures et les documents associés doivent être conservés dans un format électronique pérenne pendant la durée légale de conservation.

Pour répondre à ces exigences, il est recommandé de s’appuyer sur des solutions logicielles adaptées. Les logiciels de facturation et de comptabilité permettent de générer des factures conformes (comportant toutes les mentions obligatoires notamment), d’assurer la traçabilité des opérations et de sécuriser l’archivage des données.

La mise en oeuvre d’une piste d’audit fiable repose sur plusieurs principes clés :

• Documenter chaque étape du processus de facturation et de comptabilisation
• Établir des liens clairs et univoques entre les différentes pièces justificatives
• Garantir l’intégrité et la sécurité des données tout au long de la chaîne de traitement
• Assurer la lisibilité et l’accessibilité des informations dans un format électronique pérenne

Sur le plan pratique, la mise en place d’une PAF implique de :

• Définir et documenter les procédures de contrôle interne liées à la facturation et à la comptabilité
• Choisir des solutions logicielles permettant d’assurer la traçabilité et la sécurité des données
• Former les équipes aux bonnes pratiques de gestion documentaire et de dématérialisation
• Réaliser des contrôles réguliers pour s’assurer de la fiabilité de la piste d’audit

Il est recommandé de s’appuyer sur des prestataires spécialisés et des solutions conformes aux exigences légales pour garantir la solidité de sa piste d’audit fiable.

Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire, la piste d’audit fiable doit s’adapter. Les entreprises doivent veiller à ce que leurs processus de dématérialisation soient compatibles avec les exigences de la PAF :

• Garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures électroniques (facture émise ou reçue)
• Assurer la lisibilité et l’accessibilité des factures dans un format électronique pendant toute la durée de conservation légale
• Mettre en place des contrôles documentés pour prévenir les risques de fraude ou d’erreur

Avec la généralisation de la facturation électronique, le recours à des outils adaptés devient incontournable. La réforme de la facture électronique imposera bientôt à toutes les entreprises de générer leurs factures sous un format numérique spécifique, rendant obsolète l’usage de simples fichiers PDF ou Excel.

En cas de contrôle de l’administration fiscale, le non-respect des règles relatives à la piste d’audit fiable peut entraîner des sanctions significatives, avec des amendes pouvant atteindre plusieurs centaines de milliers d’euros. Il est donc crucial de se mettre en conformité en adoptant les bons outils et les bonnes pratiques.

La piste d’audit fiable est un élément essentiel de la sécurité et de la transparence comptable des entreprises. Avec l’avènement de la facturation électronique, il devient primordial de s’appuyer sur des solutions logicielles fiables pour assurer la traçabilité, l’intégrité et l’archivage des données. En se dotant des outils adéquats, vous pourrez aborder sereinement cette évolution tout en renforçant la conformité de votre gestion.