Signature électronique

La signature électronique est l’équivalent numérique de la signature manuscrite. Elle permet de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’authentifier l’identité du signataire. Juridiquement, elle a la même valeur qu’une signature papier, à condition de respecter certaines conditions de fiabilité et de sécurité.

Il existe trois niveaux de signature électronique, définis par le règlement européen eIDAS :

1. La signature électronique simple : c’est la forme la plus basique de signature électronique. Elle utilise des données sous forme électronique pour identifier le signataire, mais n’offre pas de garanties sur son identité réelle ni sur l’intégrité du document signé.
2. La signature électronique avancée : il s’agit d’une signature électronique qui répond à des exigences supplémentaires. Elle doit être liée au signataire de manière univoque, permettre d’identifier le signataire, être créée par des moyens sous son contrôle exclusif et être liée aux données signées de telle sorte que toute modification ultérieure soit détectable.
3. La signature électronique qualifiée : c’est le niveau le plus élevé de signature électronique. Elle doit répondre aux mêmes exigences que la signature avancée, mais doit en plus être créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié et reposer sur un certificat qualifié de signature électronique.

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, c’est la signature électronique qualifiée qui sera exigée pour garantir la valeur probante des factures électroniques.

La réforme de la facturation électronique vise à généraliser l’usage de la facture électronique dans les transactions entre entreprises et avec le secteur public. L’objectif est de simplifier, sécuriser et digitaliser les échanges commerciaux, tout en luttant contre la fraude à la TVA.

Concrètement, à partir de septembre 2026 pour les grandes entreprises, et en septembre 2027 pour les TPE/PME, toutes les factures devront être émises sous un format électronique précis (Factur-X, UBL ou CII) et transmises via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou le portail public de facturation (PPF).

Dans ce nouveau système, la signature électronique jouera un rôle central pour garantir :

• L’authenticité de l’origine de la facture : la signature électronique permettra de s’assurer que la facture émane bien du fournisseur indiqué.
• L’intégrité du contenu de la facture : la signature électronique garantira que les données de la facture n’ont pas été modifiées après sa signature.
• La lisibilité et la pérennité de la facture : la signature électronique assurera que la facture reste lisible et exploitable pendant toute la durée de conservation légale (10 ans en France).

Concrètement, les entreprises devront utiliser un certificat électronique qualifié, délivré par un prestataire de services de confiance qualifié, pour signer électroniquement leurs factures. Ce certificat contiendra les informations d’identité de l’entreprise et une clé cryptographique qui servira à signer les factures.

La signature électronique sera apposée sur la facture selon les modalités qui seront précisées par l’administration. La facture signée sera ensuite transmise au client via lune PDP ou le PPF.

Il est important de noter que l’utilisation d’un logiciel de facturation compatible avec ces nouvelles exigences sera obligatoire dès l’entrée en vigueur de la réforme.

Au-delà de la simple conformité réglementaire, la signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• Gain de temps et d’efficacité : la signature électronique permet de signer des documents à distance, en quelques clics, sans impression ni envoi postal. C’est un gain de temps et de productivité considérable.
• Réduction des coûts : en éliminant le papier, l’impression, l’affranchissement et le stockage, la signature électronique permet de réduire significativement les coûts de gestion documentaire.
• Sécurité juridique renforcée : la signature électronique qualifiée offre une présomption de fiabilité et une valeur probante équivalente à la signature manuscrite. Elle renforce ainsi la sécurité juridique des transactions.
• Meilleure expérience client : la signature électronique offre une expérience plus fluide et plus rapide aux clients, qui peuvent signer des documents 24h/24 et 7j/7, depuis n’importe quel appareil.
• Impact environnemental réduit : en dématérialisant les documents et les échanges, la signature électronique contribue à réduire l’empreinte carbone des entreprises et à préserver les ressources naturelles.

Pour toutes ces raisons, la signature électronique apparaît comme un levier de compétitivité et de transformation numérique pour les entreprises, au-delà de la réforme de la facturation électronique.