Opérateur de Dématérialisation

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont des plateformes privées non enregistrées auprès de la DGFIP, offrant des services de dématérialisation de factures. Ils peuvent émettre des factures dans le format requis par la nouvelle législation et les transmettre ou les recevoir via le PPF ou les PDP. Pour ce faire, l’OD établit une connexion directe avec le PPF et les PDP de son choix et convertit les factures aux formats approuvés (Factur-X, UBL, CII).

Les OD jouent plusieurs rôles clés dans cette réforme, notamment :

• Proposer un outil de facturation pour créer des factures au bon format
• Contrôler les factures
• Déposer les factures sur le PPF ou une PDP au nom de l’entreprise
• Offrir un service de signature électronique des factures
• Permettre le suivi du cycle de vie des factures sans nécessiter la connexion de l’entreprise au PPF ou à une PDP
• Rapprocher les paiements des factures via une solution de comptabilité

L’OD joue un rôle crucial dans la sécurisation et l’encadrement des échanges de factures électroniques. Grâce à leur expertise technique et à leur connaissance approfondie des normes et réglementations en matière de facturation électronique, les OD garantissent que les processus de dématérialisation respectent les exigences légales. En agissant comme médiateurs entre les émetteurs et les destinataires, ils s’assurent que les factures sont traitées de manière transparente et fiable, réduisant ainsi les erreurs de transmission et les retards. Cela permet aux entreprises de bénéficier d’une meilleure efficacité opérationnelle et de réduire les coûts liés à la gestion des documents papier.

Avec la réforme, le parcours de la facture électronique devient plus fluide. Que ce soit pour la transmission d’une facture de vente, la réception d’une facture d’achat ou la transmission du e-reporting, les OD facilitent ces processus. Ils jouent le rôle de transporteurs et de facilitateurs dans ce nouveau cadre. Un exemple de circuit de transmission d’une facture électronique via le PPF pourrait inclure les étapes suivantes : l’émission de la facture par l’OD, la vérification et la conversion au format approprié, puis la transmission au PPF pour la distribution finale au destinataire.

Les OD aident les entreprises à se conformer aux réglementations en vigueur en matière de facturation électronique en apportant plusieurs avantages :

• Expertise Réglementaire : Les OD sont experts des réglementations spécifiques à la facturation électronique et connaissent les exigences légales en matière de formats, signatures électroniques et conservation des documents.
• Conformité des Formats : Ils convertissent les factures papier en formats électroniques conformes aux normes imposées, en s’assurant que toutes les informations requises sont présentes et correctement structurées.
• Archivage Électronique Sécurisé : Les OD offrent des solutions d’archivage électronique sécurisé, garantissant la disponibilité et la traçabilité des documents pendant la période requise par les réglementations.
• Transmission Sécurisée : Ils utilisent des canaux sécurisés pour échanger les factures électroniques, réduisant ainsi les risques d’interception non autorisée.
• Formation et Support : Les OD peuvent proposer des formations aux entreprises sur les aspects techniques et réglementaires de la facturation électronique, aidant les équipes à comprendre et à respecter les règles en vigueur.

Dans le cadre de la réforme de la facture électronique, les OD comme EBP, A Cegid Company jouent un rôle crucial en tant que fournisseurs de logiciels et de solutions pour aider les entreprises à se conformer aux nouvelles obligations. Les logiciels proposés par les OD seront directement connectés aux PDP et au PPF. Ces solutions gèrent les données de facturation et aident les utilisateurs à répondre à leurs obligations légales en générant des factures structurées et en récupérant les statuts sur le cycle de vie des factures.