Le cycle de vie d’une facture électronique
La réforme de la facture électronique est en marche et va progressivement s'imposer à toutes les entreprises françaises. Dès 2026, la réception et l'émission de factures électroniques sera obligatoire. Dans cet article, nous vous proposons de décrypter le cycle de vie d'une facture électronique pour mieux comprendre les enjeux de cette transformation digitale.
Quelles sont les grandes étapes du parcours d'une facture électronique ?
- La préparation : cette phase recouvre la création et la validation de la facture par l’émetteur dans son système de facturation.
- L’émission : une fois validée, la facture est transmise via une plateforme de dématérialisation ou le portail public de facturation. Elle passe alors au statut « Déposée ».
- La validation : à réception de la facture, le destinataire peut soit l’accepter, soit la rejeter (statut « Rejetée ») s’il constate une erreur ou un désaccord. S’ouvre alors une phase d’échanges et de contrôles pour parvenir à une facture validée.
- Le paiement : une fois la facture approuvée, elle est mise en paiement. Le règlement déclenche le passage aux statuts « Payée » côté émetteur et « Encaissée » côté récepteur.
Tout au long de ce parcours, les entreprises auront accès en temps réel aux statuts de leurs factures, leur permettant d’assurer un suivi sans faille.
Focus sur les 4 statuts obligatoires
Parmi tous les statuts possibles, 4 sont obligatoires et constituent la colonne vertébrale du suivi des factures dématérialisées :
- Déposée : ce statut intervient dès l’émission de la facture par la plateforme de l’émetteur. Il confirme la bonne transmission de la facture.
- Rejetée : en cas d’anomalie constatée à réception (erreur, non-conformité…), le destinataire peut rejeter la facture, qui repasse alors au statut « Rejetée ».
- Refusée : ce statut est déclenché manuellement par le récepteur s’il conteste la facture et refuse de la payer en l’état.
- Encaissée : une fois le paiement reçu par l’émetteur, la facture passe au statut « Encaissée », clôturant ainsi le cycle de vie côté fournisseur.
À ces 4 statuts obligatoires s’ajoutent :
- des statuts « libres » (émise par la plateforme, reçue, suspendue…),
- des statuts « recommandés » (mise à disposition, approuvée, paiement transmis…).
S’ils n’ont pas un caractère obligatoire, ils permettent néanmoins d’apporter des précisions bienvenues sur l’avancée du traitement.
Les avantages d'un suivi optimisé pour votre entreprise
Accéder à ces statuts en temps réel va révolutionner le suivi de facturation et apporter de nombreux bénéfices aux entreprises françaises :
- Réduire les délais de paiement : grâce à une transmission instantanée et un suivi en temps réel, les retards liés à l’acheminement ou au traitement des factures vont considérablement diminuer. De quoi améliorer la trésorerie des entreprises !
- Diminuer la charge administrative : fini les classeurs de factures papier ! Avec des envois et un archivage 100% dématérialisés, les entreprises vont gagner en efficacité et en productivité.
- Limiter les litiges : la traçabilité offerte par le suivi des statuts va permettre de détecter en amont les points de blocage et ainsi éviter bon nombre de litiges et contentieux chronophages.
- Améliorer la visibilité sur le traitement des factures : grâce aux remontées en temps réel, les entreprises disposeront d’une vision à 360° de leurs factures, de l’émission au paiement. Un atout précieux pour piloter son activité.
La réforme de la facturation électronique est une opportunité unique de moderniser et fluidifier les relations inter-entreprises. En comprenant bien le cycle de vie et les statuts d’une facture dématérialisée, vous serez en mesure d’en tirer tous les bénéfices.