Facture dématérialisée

La facture dématérialisée consiste en la transmission, l’émission, la réception et le stockage de factures sous forme électronique. La dématérialisation des factures vise à simplifier et à rationaliser les processus de facturation, offrant des avantages significatifs en termes d’efficacité, de sécurité et de réduction des coûts.

Avantages de la mise en place de la facturation électronique :

• Automatisation des processus de facturation : la dématérialisation des factures permet une automatisation significative des processus de facturation. Grâce à cette automatisation, on peut éliminer les étapes manuelles d’une facture papier telles que le remplissage des informations entreprise et client. Le traitement des factures est plus rapide que celui des factures sous forme papier.
• Simplification et sécurisation des échanges : La transition vers une facture dématérialisée réduit les risques d’erreurs et de fraudes. Elle sécurise les échanges liés aux prestations de services grâce à la signature électronique. La transmission des données est enregistrée numériquement. La facture dématérialisée permet de savoir qui a émis la facture, à quel moment et pour qui tout en protégeant les données de facturation.
• Amélioration de la traçabilité : la dématérialisation des factures permet d’avoir un accès simplifié aux factures et offre également un suivi de leur statut en temps réel donc les entreprises peuvent facilement voir et consulter l’historique des factures et vérifier leur état (envoyées, en attente de paiement, payées, etc.). Cette visibilité permet aux entreprises de prendre des mesures correctives rapidement, de gérer efficacement les litiges et de garantir le respect des délais de paiement.

En adoptant la facture dématérialisée, les entreprises peuvent optimiser leurs opérations financières, améliorer leur efficacité administrative et renforcer leur conformité réglementaire. De plus, la facture dématérialisée contribue à une gestion plus durable en réduisant la consommation de papier et l’empreinte carbone associée aux processus de facturation traditionnels.

La facture dématérialisée est encadrée par des réglementations nationales et européennes. En France, la loi de finances 2014 a instauré l’obligation de facturation électronique pour les entreprises assujetties à la TVA immatriculées par l’administration fiscale à partir du 1er janvier 2020.

Elle va devenir obligatoire à partir du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) dans leurs relations commerciales. Pour les PME, c’est à partir du 1er septembre 2026 puis le 1er septembre 2027 pour les TPE.
Afin d’émettre ou recevoir une facture électronique, les entreprises peuvent utiliser une plateforme correspondant à leurs besoins :

• Une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP) agréée par l’administration fiscale. C’est une plateforme payante qui assure la transmission des factures de leurs clients aux entreprises destinataires.
• Le portail public de facturation (PPF) : Contrairement aux PDP, le PPF est un portail public permettant aux entreprises de transmettre, déposer ou saisir les factures de manière gratuite.
• L’opérateur de dématérialisation (OD) : les entreprises peuvent également faire appel à un OD qui agit comme un intermédiaire entre les entreprises et les PDP et PPF. Son rôle sera d’émettre, envoyer et recevoir les factures au format électronique.

Chaque choix dépendra des besoins spécifiques de chaque entreprise.

En suivant les trois étapes clés suivantes, les entreprises peuvent se préparer sereinement à la facturation dématérialisée et tirer parti des nombreux avantages qu’elle offre :

• Choisir un logiciel de facturation : Il est nécessaire de bien choisir le bon logiciel qui répond aux besoins spécifiques de l’entreprise en termes de fonctionnalités, de sécurité et ergonomie du logiciel. Le logiciel doit offrir les fonctionnalités telles que la création et l’envoi des factures électroniques, le suivi des paiements, le reporting et l’analyse. Les logiciels comme EBP Comptabilité ou EBP Gestion Commerciale permettent de simplifier la gestion de vos factures pour gagner en productivité.
• Se renseigner sur les réglementations : Avant de passer à la facture dématérialisée, il est nécessaire de se familiariser avec les réglementations en comprenant les processus de mise en place de la facturation électronique, les formats autorisés et les modes de transmission. Par ailleurs, il faut prendre connaissance des dates limites spécifiques pour chaque catégorie d’entreprise pour se conformer à la loi.
• Préparer vos équipes à la transition : Afin d’assurer une bonne transition vers la facture dématérialisée, il est conseillé d’impliquer et former les équipes en organisant des sessions de formation pour comprendre comment utiliser le logiciel de facturation en ligne, comment créer et envoyer les factures dématérialisées.